Ile słów i szczegółów w zarządzaniu i komunikacji? Podsumowanie 43 odcinka.

„Pozostaw czytelnikowi to, co on sam potrafi.”

Ludwig Wittgenstein

Tym razem również odcinek wyjątkowo skoncentrowany na zarządzaniu, a dyskusja potoczyła się w kierunku sposobu, w jaki instruujemy członków zespołu. Dlatego też podsumowanie będzie skoncentrowane na tym wątku, ale zainteresowanych szerszym kontekstem odsyłam też do odcinka 18. Trochę inaczej wyglądały wówczas nasze dyskusje 🙂

Jak zwykle – – trudnością dla mnie jest zsyntetyzowania 365 głosów w dyskusji, dlatego bardziej skupię się na pokazaniu perspektyw, w jakich ją toczyliśmy, niż formułowaniu wniosków.

Główne wątki w rozmowie objęły:

1. Przykłady

Zidentyfikowaliśmy sytuacje, w których w ogóle pojawia się dylemat – za dużo czy za mało słów/szczegółów albo instrukcji czy przestrzeni dla odbiorcy. Przewinęły się w związku z tym perspektywy:

⁃ zarządzania ludźmi

⁃ procesu sprzedażowego i negocjacji

⁃ ogólnej komunikacji

⁃ rozmów z dziećmi.

Szczególnie ta ostatnia – dość plastycznie pokazała, jak sposób formułowania pytań wpływa na jakość otrzymywanych odpowiedzi, a samodzielne odkrywanie rozwiązań – jak bardzo cieszy małego (i dużego?) odkrywcę.

2. Kiedy używamy za dużo słów?

Ciekawym wątkiem, przewijającym się przez wiele wypowiedzi, było identyfikowanie przypadków, kiedy nadużywamy słów albo szczegółowości przekazu. Sytuacje, które przewinęły się w dyskusji, to:

⁃ brak wiedzy o temacie (wówczas jakość komunikatu zamieniamy na ilość słów)

⁃ brak pewności co do wiedzy lub intencji odbiorcy

⁃ uświadomiona lub nie uświadomiona potrzeba kontroli

⁃ próba manipulacji lub nadmierne ego

⁃ brak zainteresowania, zwracania uwagi na odbiorcę

3. Presja czasu i efektów

Wątkiem który powracał, szczególnie w chwilach, kiedy dyskutowaliśmy z perspektywą emocji, był związany z wszechobecną i naturalną w biznesie presją czasu i efektów. Z tej perspektywy kontrowersyjna wydawała się recepta, sformułowana w dyskusji: „Nie naciskaj, nie oczekuj, zaufaj, że On weźmie do siebie to, na co ma w sobie miejsce w tym czasie, kontekście, emocjach”.

Jeśli jest gdzieś balans między takim podejściem do zarządzania, a koncentracją na zadaniach, to znalazłbym go w wypowiedziach dotykających dwóch obszarów:

⁃ Jasno i zawczasu określone punkty kontrolne i kryteria oceny (i wówczas – pełna tolerancja dla procesu, drogi, własnego tempa, które członek zespołu ma pomiędzy tymi punktami kontrolnymi)

⁃ Dopasowanie pracowników do zadań w obszarach, w których w pełni potrafią wykorzystać swoje kompetencje. To właściwe „miejsce w autobusie” Jima Collinsa jest odpowiedzialnością menedżera i kiedy z tej roli wywiąże się prawidłowo, wówczas to „nie naciskaj” z naszej dyskusji zaczyna brzmieć racjonalnie.

4. Znaczenie otwartego umysłu

Jak w każdej naszej dyskusji – tak i tym razem przewijały się wątki związane z otwartym umysłem. Wprost lub nie wprost potwierdzające tezę, jak wiele od tej otwartości zależy w sposobie działania, jaki przyjmujemy jako menedżerowie. Nie sposób nie zacytować Dezyderaty (cytatu, który padł w dyskusji): „…O ile to możliwe, bez wyrzekania się siebie bądź na dobrej stopie ze wszystkimi. Wypowiadaj swoją prawdę jasno i spokojnie, wysłuchaj innych, nawet tępych i nieświadomych, oni też mają swoja opowieść. Unikaj głośnych i napastliwych – są udręką ducha…”. Praktyczny aspekt otwartego umysłu pojawiał się, kiedy dyskutowaliśmy o znaczeniu emocji i świadomości ich powstawania w nas, i w naszych rozmówcach, dla interpretowania ich i naszych zachowań i sytuacji. Na przykład wówczas, kiedy zaobserwujemy u siebie, że irytują nas ludzie, którzy chcą realizować zadania po swojemu, inaczej niż wskazują na to nasze przekonania.

5. Przydatne „narzędzia”

Różna jest odkrywczość tych „narzędzi”, które przewinęły się w dyskusji, ale warto je chyba uporządkować w jednym miejscu:

5.1. Zadawanie pytań. Jeśli decydujemy się na komunikację pozostawiającą odbiorcy dużą przestrzeń do samodzielnej interpretacji, warto zapytać o to, jak zrozumiał treść polecenia czy informację, którą mu przekazujemy. Warto też pytać o szczegóły, o sposoby realizacji celu. Warto pytać o oczekiwania (i szefów i pracowników) niż domyślać się i interpretować je bez komunikacji.

5.2. Na przykładzie jednego z uczestników dyskusji – udało się wyodrębnić schemat: (1) nadmiernie demokratyczny styl w nowym zespole -> (2) reakcja w kierunku mikrozarządzania i przejęcia realizacji zadań przez lidera -> (3) refleksja nad tym, gdzie jest właściwy punkt równowagi. Ten punkt równowagi zdefiniować można jako jasne określenie celów i kryteriów oceny zamiast kontroli i zastępowania innych pracy (przyjmowania ich „małpy” na swoje plecy).

5.3. Szczegółowość instruowania pracowników (kontra pozostawianie im swobody) uzależniona powinna być od ich oceny w kilku płaszczyznach:

⁃ Nowy / doświadczony

⁃ Kreatywny/odtwórczy

⁃ Biorący odpowiedzialność / preferujący rutynowe działania

⁃ Duża rotacja / stabilny zespół

⁃ Pracownik / menedżer (a może lepiej, szczególnie w czasach coraz mniej sformalizowanych struktur, byłoby mówić o poziomie seniority?)

Upewnienie się co do całego spektrum kompetencji pracownika (nie tylko kompetencji „stanowiskowy”, ale też społecznych), wymaga obserwacji, rozmowy, pytań i aktywnego słuchania.

5.4. Kluczowe wydaje się zidentyfikowanie własnego profilu przez menedżera – czy preferujemy styl dyrektywny, czy demokratyczny. Taka świadomość pozwala na to, żeby poszerzanie własnego obszaru kompetencji i idącej w ślad za tym elastyczności – ukierunkować w stronę, która będzie bardziej efektywna.

6. Inne obserwacje

Nie da się oczywiście oddać wszystkich kolorów, wątków i całej treści dyskusji, bo musiałbym ją po prostu przepisać, ale moją uwagę zwróciły wątki, z którymi warto się kiedyś jeszcze zmierzyć:

6.1. Czy forma pisemna komunikacji jest sposobem na ograniczenie zbędnego słowotoku?

6.2. Precyzja i zwięzłość komunikacji jest kompetencją menedżera/nadawcy komunikatu i to on odpowiada za jej jakość i przyswojenie przez odbiorcę.

6.3. Istnieje balans między precyzją i dosłownością komunikacji a kreatywnością, której częścią jest niejednoznaczność, memetyka Dawkinsa (drobne błędy w interpretacji powodujące ewolucję idei na wzór ewolucji gatunków). Dodatkowo – sama tolerancja (lub nietolerancja) na wieloznaczność jest cechą odróżniającą otwarte i zamknięte umysły.

7. Moja perspektywa

7.1. Dla mnie cytat Wittgensteina znakomicie wspiera moje własne myślenie o skuteczności Efektu Pigmaliona w zarządzaniu ludźmi. W tym sensie – moje własne przemyślenia w czasie dyskusji były skierowane na udowodnienie tezy, że „less is more” Ludwiga Mies van der Rohe. Jednocześnie – perspektywa, którą wnieśli inni nadała w mojej głowie nowego znaczenia precyzyjnemu wyznaczaniu celów i kryteriów oceny. Niby nic odkrywczego, ale jak się zagłębić w rozważania na ten temat, to można dojść do nieoczywistych wniosków. A zupełnie żartem mówiąc – muszę zderzyć swoją wiarę w „less is more” ze słowami mojego ulubionego gitarzysty: https://youtu.be/QHZ48AE3TOI

7.2. Wszyscy mamy pokusę uogólniania i prezentowania „naszych” teorii. Każdy kto to czyta – rozumie je po swojemu i, paradoksalnie, gotowa recepta na ognistą konfrontację. Dlatego tak często upieram się dopytując o konkretne historie (własne, a nie zasłyszane). Pokazanie perspektywy, rożnych perspektyw, a dopiero potem próba syntezy – jest znacznie bardziej koncyliacyjna i, wierzę, wnosi wartość dla każdego, kto ma ochotę z tego coś wziąć dla siebie. Taka dyskusja ma wartość, jeśli zamiast udowadniania sobie czegokolwiek, próbujemy zrozumieć swoje punkty widzenia, zanim je ocenimy.

7.3. Widzę w naszych dyskusjach w mapach Filozofii przy sobocie coś, co nazywam mądrością rozproszoną w sieci społecznej. Wartość, którą te dyskusje dostarczają widzę w prezentowaniu rożnych perspektyw, w szczególności, jeśli uda się uciec od uogólnień i rozmawiać o konkretnych przykładach. Czuję się odpowiedzialny za format dyskusji, ale odpowiedzialność za to na ile każdy z niej skorzysta – pozostawiam każdemu z uczestników. Zakładam, ze wszyscy jesteśmy dorośli i nie potrzebuję do niczego weryfikowania tego w grupie. Każdy odpowiada za siebie (tego będę bronił, jako fundamentu tej grupy) i za swój własny poziom merytoryczny również. Deklarowałem publicznie, ze grupa jest otwarta, nie zamierzam jej zamykać ani formalnie (przez odmowę dostępu), ani pośrednio, przez ocenianie kogokolwiek. To dla mnie kwestia zasad. Natomiast – jeśli ktokolwiek z Państwa czuje się niekomfortowo uczestnicząc w wymianie zdań z innymi uczestnikami grupy – mam nadzieję, że nie odbiera Wam to przyjemności z dyskutowania w innych wątkach. A ostatecznie – zawsze, jeśli kogokolwiek nie akceptujecie, możecie go indywidualnie zablokować.

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s